Robimy oszczędności w firmie w 2022 roku – kilka porad

Gdy zakładamy firmę, mamy na celu przede wszystkim maksymalizację zysku. Szybko jednak zaczynamy się orientować, że sporym wysiłkiem może okazać się samo utrzymanie płynności finansowej. Trzeba o nim myśleć bez względu na to, na jakim etapie rozwoju znajduje się firma i jak wielu pracowników zatrudnia. Jeśli zaś cel ten ma zostać osiągnięty, zawsze warto szukać oszczędności. Na jakie należy się zdecydować w 2022 roku, a jakich dobrze jest unikać ze względu na ewentualne ryzyko, jakie mogą pociągać za sobą?

Na czym się nie da oszczędzać?

Prowadzenie każdej bez wyjątku firmy wiąże się z określonymi kosztami stałymi. Warto mieć świadomość ich istnienia zwłaszcza, że w tym konkretnym przypadku nie może być mowy o oszczędnościach. Z pewnością nie ma mowy o oszczędzaniu na obowiązkowych składkach na ubezpieczenia ZUS. Takie działanie nie jest zgodne z prawem i wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Należy zresztą liczyć się również z tym, że jego wyjście na jaw może osłabić pozycję firmy na rynku. Równie niebezpieczne, choć często kuszące, jest oszczędzanie na wynagrodzeniach dla pracowników. Ci są coraz bardziej świadomi tego, jak cenne są posiadane przez nich umiejętności. Potrafią je wykorzystywać i w pewnym momencie mogą przestać być osobami wyrozumiałymi zmieniając pracodawcę. Trudno też liczyć na oszczędności, gdy w grę wchodzi czynsz płacony za wynajmowany lokal, choć w tym przypadku można podjąć negocjacje, których celem jest jego obniżenie.

Oszczędności na energii elektrycznej

Osoby uważnie śledzące doniesienia medialne dość dobrze zdają sobie sprawę z tego, że pogłoski o czekających nas podwyżkach cen prądu, nie są przesadzone. Nic więc dziwnego, że oszczędność na prądzie jest jednym z pierwszych kroków, jakie warto podjąć w roku 2022 chcąc zachować płynność finansową firmy w trudnych czasach. Oczywiście, do kwestii związanych z minimalizowaniem zużycia energii elektrycznej należy podejść z rozsądkiem i rozwagą. Kusi, aby zorganizować spotkanie z pracownikami i wytłumaczyć im, że zbyt często korzystają z lampki przy biurku, nie jest to wcale najlepszy sposób. Znacznie ciekawszą opcją jest wymiana żarówek na energooszczędne, a także – przeanalizowanie umowy z dotychczasowym dostawcą energii. Wiele firm jest wiernych jednemu dostawcy przez lata nie dlatego, że ma on najlepszą ofertę, ale dlatego, że analizowanie propozycji konkurencji wydaje się czasochłonnym zadaniem. Warto zerwać z takim podejście zwłaszcza, że to firma jest tym podmiotem, który najbardziej na nim traci.

Rachunki na prąd będą niższe także wtedy, gdy rozsądniej podejdzie się do planowanych zakupów. Wiele osób nie docenia ciągle jeszcze zalet urządzeń biurowych klasy A+, tymczasem rzeczywiście pozwalają one na płacenie niższych rachunków przy jednoczesnej wydajnej pracy. Jeśli zaś mamy już organizować spotkania z pracownikami, zwróćmy im uwagę przede wszystkim na korzyści jakie daje nawyk wyłączania urządzeń zamiast pozostawiania ich w trybie czuwania.

Oszczędzanie na telefonie

Analizując wydatki firmy nie sposób nie zauważyć tego, jak duże koszty generują wykorzystywane w niej telefony. Coraz częściej pojawia się pytanie o to, czy rzeczywiście są one wykorzystywane tak często, jak miało to miejsce przed dziesięciu laty. Odpowiedź na nie jest przecząca. Dziś sercem komunikacji między pracownikami, szefostwem oraz klientami przestaje być telefon. Rolę tę przejmuje Internet wraz z dziesiątkami możliwości, jakie stwarza. Doskonałym przykładem mogą być tu komunikatory internetowe znane z dodatkowych funkcji takich, jak choćby możliwość darmowego przesyłania dokumentów.

Nie oznacza to, oczywiście, że należy odbierać telefony komórkowe wszystkim pracownikom. Tym, którzy pracują w terenie „komórki” nadal się przecież przydają. Tak samo jednak, jak ma to miejsce w przypadku dostawców energii elektrycznej, warto zastanowić się nad tym, czy i z dostawcami usług telefonicznych nie renegocjować umowy. Może się okazać, że będą mieli dla nas znacznie bardziej atrakcyjne finansowo propozycje.

A co z księgowością?

Jeśli zatrudniasz księgową na etacie, to musisz przekalkulować, czy oddelegowanie księgowości do biura rachunkowego będzie dla Ciebie dobrą opcją. Jeśli Twoja księgowa zajmuje się nie tylko rozliczeniami podatkowymi, ale również kadrami i płacami, wówczas utrzymanie jej etatu będzie zasadne i nawet rozsądne z punktu widzenia finansowego. Jednakże, jeśli księgowa prowadzi wyłącznie rachunkowość, a Ty widzisz, że oddelegowanie rozliczeń do biura rachunkowego wyniesie Cię dużo mniej niż utrzymanie etatu księgowej, powinieneś zastanowić się, czy z tej opcji nie skorzystać. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy przy rozliczeniach jest również uzasadnione, gdy Twoja firma będzie dynamicznie się rozwijać, w tym jednak wypadku wybieraj biuro rachunkowe, które dotrzyma kroku Twoim wymaganiom.

Alternatywy w biurze

Fajną rzeczą jest również wybieranie tańszych alternatyw. Najprostszym tutaj przykładem są zamienniki do drukarek. W biurze dużo się drukuje i koszty drukowania w oparciu o oryginalne materiały eksploatacyjne mogą być bardzo wysokie. Z pomocą jednak przychodzą alternatywy w postaci zamienników, które są nie tylko tańsze, ale gdy wybierzemy te z górnej półki, może okazać się, że nie stracimy na jakości ani trochę. Jeśli nie będzie widać różnicy w jakości wydruków, to po co przepłacać? Zamienniki do drukarek to będzie doskonała sposobność na poczynienie oszczędności.